Come portare al ristorante le cene aziendali e le feste di gruppo

Il tavolo che sai già quanto vale

Un tavolo lungo che arriva di giovedì con il menu deciso è il servizio più tranquillo che esista. Sai quante persone entrano e a che ora. Sai cosa esce dalla cucina, e la cucina lo sa dal giorno prima. Sai quanto incassi prima ancora di apparecchiare.

Le cene aziendali e le feste di gruppo cadono quasi sempre nei giorni in cui la sala avrebbe posto. Le aziende escono in settimana, perché nel weekend la gente vuole stare con la famiglia. Le squadre festeggiano dopo la partita infrasettimanale. Le classi e le associazioni si trovano quando la sala è comoda da riservare.

Per anni li ho presi come venivano, quando chiamavano. Poi in uno dei locali ho cominciato a cercarli, con un menu pensato apposta e una persona che rispondeva alle richieste. Il giovedì è diventato un giorno da preparare come il sabato.

A chi bussare intorno al locale

Intorno al tuo locale ci sono persone che una cena di gruppo la devono organizzare, e non sanno dove. Basta guardare dalla porta. Gli uffici del palazzo di fronte, lo studio di commercialisti al piano di sopra, la palestra, la scuola dietro l'angolo, la parrocchia, il circolo, la squadra di calcetto che gioca il mercoledì.

Il momento per farsi conoscere è prima che comincino a cercare. Per le cene di Natale le aziende si muovono con l'autunno, e chi si presenta per primo con una proposta chiara spesso chiude. Per le feste di fine anno scolastico ci si muove in primavera. Le squadre e le associazioni hanno le loro date, e basta chiederle una volta.

Come farsi conoscere lo decidi in base a quanto sei vicino. Passare di persona con il menu di gruppo stampato funziona ancora, soprattutto con gli uffici piccoli. Un messaggio ai clienti che sai che lavorano in zona funziona meglio. E la scheda Google deve mostrare la sala apparecchiata per un gruppo, perché chi organizza la cerca lì prima di chiamare.

• Gli uffici e gli studi professionali del quartiere
• Le associazioni e i circoli della zona
• Le parrocchie, per i pranzi dopo le cerimonie
• Le squadre sportive, comprese quelle amatoriali
• Le scuole, per le cene di classe e di fine anno
• I clienti abituali che lavorano in un'azienda vicina

Un menu chiuso, con due o tre scelte

Il menu alla carta con un tavolo lungo è un disastro al pass. Comande tutte diverse che partono insieme, i primi che escono a scaglioni, metà tavolo che aspetta guardando l'altra metà mangiare. Il menu chiuso serve prima di tutto alla cucina, e poi al conto.

Io preparo due o tre menu di gruppo, con fasce di prezzo diverse, e dentro ognuno pochi piatti che la cucina fa bene anche in quantità. Un'opzione vegetariana c'è sempre, senza che la debbano chiedere. Le intolleranze le chiedo prima, all'organizzatore, insieme al numero confermato.

Decidi in anticipo cosa è compreso. L'acqua e il caffè, il vino a bottiglia o a consumo, il dolce. Le sorprese sul conto finale sono quello che rovina la serata a chi ha organizzato, e quella persona domani ne parla in ufficio.

Acconto e numero confermato prima

Sull'acconto molti titolari hanno vergogna a chiederlo, come se dicesse al cliente che non si fidano. Poi basta una sera di dicembre con un tavolo prenotato per una festa che non si presenta, la saletta apparecchiata e la cucina pronta, per cambiare idea. L'acconto va chiesto a tutti i gruppi, e chi organizza sul serio lo capisce.

L'acconto si versa alla prenotazione, con un bonifico o passando dal locale, e va scalato dal conto della serata. Nella conferma scritta ci metti il numero di persone e l'orario di arrivo, il menu scelto, la data entro cui confermare il numero definitivo. Cosa succede se arrivano in meno lo scrivi lì, così la sera nessuno discute.

Il conto unico o diviso si decide prima. Con un gruppo grande il conto alla romana fatto al tavolo a fine serata è un'agonia in cassa. Se dividono, si divide per teste sul totale, e l'organizzatore raccoglie. Detto prima, tutto questo suona come organizzazione. Detto dopo, suona come una fregatura.

Rendi facile la vita a chi organizza

Chi organizza una cena aziendale raramente è il titolare dell'azienda. Di solito è una persona a cui hanno affidato la cosa in mezzo al suo lavoro, con i colleghi che le chiedono a che ora e se c'è il vegano. Più le semplifichi il compito, più sceglie te.

Prepara una pagina sul sito, o anche solo un messaggio pronto, con tutto scritto. I menu di gruppo con le fasce di prezzo, cosa è compreso, quanto è l'acconto, come si conferma, il numero massimo che la sala regge, se c'è la saletta separata. Deve poterlo inoltrare ai colleghi così com'è, senza chiamarti per chiedere le stesse cose.

Rispondi in fretta. Chi organizza scrive a più locali insieme e va avanti con il primo che risponde bene. Una persona sola che risponde alle richieste dei gruppi, anche un cameriere di fiducia con il telefono del locale, vale più di qualunque sconto.

Il contatto dell'organizzatore vale per l'anno dopo

La cena è andata bene, il gruppo è uscito contento, la sala è da rimettere a posto. Prima di chiudere segna il nome e il numero di chi ha organizzato, l'azienda o il gruppo, la data, il menu scelto e il numero di persone, con una nota su cosa hanno detto. Su un quaderno, su un foglio, dentro il CRM se ce l'hai.

Il giorno dopo manda un messaggio di ringraziamento, e chiedi se è andato tutto bene. Chi ha organizzato ci ha messo la faccia con i colleghi, e sentirsi dire grazie fa piacere. È anche il momento giusto per chiedere una recensione, perché la scrive volentieri.

La cena di Natale si rifà ogni anno, e chi l'ha organizzata una volta di solito la organizza ancora. Quando l'autunno dopo gli scrivi tu, prima che cominci a cercare, con il menu nuovo e il tavolo già tenuto da parte, la cena la porta da te. Con qualche organizzatore contento hai i giovedì di dicembre pieni prima che comincino.

Il CRM per il ristorante