In sintesi
- Chi festeggia un compleanno sceglie il locale con più attenzione del solito e si porta dietro gente che magari non ti conosce.
- La data si chiede alla prenotazione o con un modulo semplice, dicendo a cosa serve. Bastano giorno e mese.
- Al tavolo funziona meglio qualcosa da condividere che uno sconto al festeggiato. E prima di scrivere a qualcuno gli si chiede il permesso.
Chi festeggia sceglie con cura
Il tavolo del compleanno è diverso dagli altri. Chi lo prenota ci ha pensato, ha scelto il posto con più attenzione di una cena qualsiasi, e arriva con persone che ha invitato lui. Amici, parenti, colleghi, il fidanzato nuovo. Una parte di quella gente da te non era mai entrata.
Quella sera si spende con più leggerezza, si ordina il dolce che di solito si salta, si apre la bottiglia buona. E se va bene il festeggiato torna, perché il posto ormai è legato a un ricordo, e con lui tornano alcuni di quelli che ha portato.
In più il compleanno torna ogni anno, lo stesso giorno. È l'unico motivo di ritorno che si presenta da solo, a data fissa, senza che tu debba inventarti niente. Per questo lo considero il primo lavoro da fare per chi vuole far tornare i clienti.
Raccogliere la data senza essere invadenti
Il modo più naturale è alla prenotazione. Quando uno chiama per un tavolo grande di sabato, chiedere se c'è un'occasione viene spontaneo, e quasi sempre te la dicono. A quel punto segni la data e chiedi se gli va bene che vi facciate vivi anche l'anno prossimo.
Il secondo modo è un modulo semplice. Al tavolo, con il conto, oppure nel sistema di prenotazione online. Serve il nome e un recapito. Poi il giorno e il mese del compleanno. L'anno non serve, e il fatto di non chiederlo toglie imbarazzo. Sopra il modulo una riga che spiega a cosa serve. Ti scriviamo per gli auguri e per invitarti quando c'è qualcosa, e basta.
La cosa da evitare è raccogliere date che poi nessuno usa. Ho visto libri pieni di compleanni scritti a mano da personale che l'aveva preso come un compito, e nessuno che poi scrivesse a quella gente. Meglio raccoglierne meno e usarle tutte.
Farsi vivi prima della data
Il messaggio va mandato con un po' di anticipo, quando la persona sta ancora decidendo dove festeggiare. Se arriva il giorno stesso ha già prenotato altrove ed è soltanto un augurio, che fa piacere e non porta un tavolo.
Il messaggio deve sembrare scritto da te, perché lo è. Il nome della persona, il ricordo di quando è venuta se ce l'hai, la proposta di tenerle il tavolo e una cosa che troverà per l'occasione. Firmato con il tuo nome. Niente grafica da volantino.
Chi risponde va segnato subito, con quante persone saranno e le richieste. Chi non risponde lo lasci stare. Un altro messaggio per la stessa occasione è già troppo.
Con pochi nomi si fa a mano, e un promemoria sul telefono a inizio mese basta. Quando i nomi crescono un CRM manda il messaggio da solo alla data giusta, con il nome dentro, e tiene traccia di chi poi ha prenotato.
Le automazioni via email e WhatsApp
Cosa offrire
Lo sconto al festeggiato è la cosa che mi convince meno. Lo vede soltanto lui, arriva sullo scontrino quando la serata è finita, e porta il discorso sul prezzo in una sera in cui il prezzo doveva essere l'ultimo pensiero.
Funziona meglio qualcosa che arriva al tavolo e che vedono tutti. Il dolce con la candelina, un antipasto da dividere mentre aspettano, una bottiglia stappata per il brindisi. Costa poco alla cucina e lo nota tutto il tavolo invece di una persona sola.
L'omaggio va detto nel messaggio d'invito, perché è una parte del motivo per venire, e va scritto nella nota della prenotazione, perché la sala lo deve sapere prima che il tavolo si sieda. Un omaggio promesso e dimenticato fa più danno di nessun omaggio.
Il giorno stesso, al tavolo
Il tavolo del compleanno si prepara prima del servizio. Nel briefing si dice chi è il festeggiato, come si chiama e a che punto della cena arriva il dolce. Chi serve quel tavolo deve saperlo senza che il cliente debba ricordarglielo. Se il festeggiato deve chiamare il cameriere per chiedere la candelina, la magia è già finita.
Il dolce arriva quando il tavolo ha finito il secondo e nessuno si è ancora alzato. Il cameriere si offre di fare la foto con il telefono del cliente, così nella foto ci sono tutti. Se volete usarla voi sui vostri profili, il permesso si chiede in quel momento, e se dicono di no non se ne parla più.
Il biglietto scritto a mano, lasciato con il conto o con il dolce, con qualche riga e la firma di chi era in sala, è la cosa che la gente si porta a casa. All'uscita si saluta il festeggiato per nome e gli si dice che ci vediamo l'anno prossimo. Detto così sembra una frase di cortesia. Per te è il prossimo appuntamento, e conviene segnarlo.
Le ricorrenze oltre il compleanno
Il compleanno è la data più facile da chiedere, e il ragionamento vale per qualsiasi occasione che torna. L'anniversario di matrimonio, che di solito si festeggia in coppia e in un posto scelto bene. La festa dei nonni, dove al tavolo ci sono i nonni e tutti gli altri. Il primo giorno di lavoro, la laurea, la pensione, la prima cena fuori dopo che è nato un figlio.
Alcune di queste te le dice il cliente quando prenota, se glielo chiedi. Altre le scopri in sala, dal brindisi o dal regalo sul tavolo, e vanno segnate la sera stessa accanto al nome. Ogni data in più è un messaggio con un motivo dentro, e un'occasione in cui la scelta del locale viene fatta con cura.
Vale una regola sola, per tutte. Prima di scrivere a una persona le si chiede il permesso e le si spiega a cosa serve il contatto. Chi dice di no non si tocca, e chi chiede di smettere si toglie subito. Un augurio che arriva a chi non l'ha chiesto smette di essere un augurio.
Cosa facciamo noi su questo
Le ricorrenze sono una delle sequenze delle automazioni email e WhatsApp. La data si raccoglie con il consenso, il messaggio lo scriviamo noi e tu lo approvi prima che parta. L'omaggio al tavolo lo decidi tu con la cucina.